Har jeres kickoff klare mål?
Vi ser et stigende antal henvendelser fra virksomheder, som spørger, om vi kan klarlægge deres kickoff og bidrage med input og gode råd til mødet. Men hvad er et kickoff og hvad skal det indeholde? Partner i CoastZone, Thomas Liebe, deler her sine erfaringer og tanker i forhold til at forvente mere af interne møder og skabe merværdi og brugbare budskaber som motiverer medarbejderne til det nye år.
- Vi ser en stor værdi af interne møder; udover socialt samvær, får ledelsen mulighed for at dele deres tanker og få direkte afklaring på, om medarbejderne er motiverede og beredte. Men én af de store udfordringer med møder er at finde tid til dem, især økonomisk. Danske medarbejdere bruger minimum 10% af deres tid på interne møder i virksomheden. 10%, som skal tjenes ind på andre tidspunkter. I større virksomheder bliver 10% til flere millioner kroner brugt til mødeafholdelse, fortæller Thomas.
Skal vi så droppe møderne og spare pengene?
På ingen måde! Tværtimod er det lige præcis, når vi har alle medarbejdere, en afdeling, eller en ledergruppe samlet, at muligheden for at skabe merværdi og indre motivation opstår.
Den danske mødebranche har en udfordrende tendens til at opfatte kickoff møder som ledergruppens kommunikative rum: Ledelsen har brugt tid, tanker og ressourcer på at fastlægge strategi og budgetter for det kommende år. De er nået langt i planlægningen og har indstillet sig på de fremadrettede nye procedurer, strategier og eventuelle forandringer.
Det nye år skydes i gang og ledelsen indkalder medarbejderne til kickoff, som mange gange har samme dagsorden som mange af de andre møder i løbet af året:
- Ledelsen indleder mødet og fortæller om tanker og strategi for det nye år
- Herefter bearbejder medarbejderne strategien og fastlægger ’handlingsplaner’ i grupper
- Dagen afsluttes med socialt samvær og muligvis middag og/eller fest
Ovenstående dagsorden er sat på spidsen, men giver et udmærket indblik i, hvordan mange møder foregår, og hvor nemt det er som medarbejder at miste engagement og forståelse, da man ikke har haft samme tid til at vænne sig til de kommende forandringer og den fastlagte strategi som ledelsen.
Hvis forløbet skal fungere, skal der optimeres på flere fronter, så vi ikke mindst sikrer ROI, men også giver både ledelse og medarbejdere en oplevelse af indre motivation, forståelse og engagement.
Optimer mødet og hav fokus på udbytte og fremtid
Indgangsvinklen til mødet kan være meget forskellig fra medarbejder til medarbejder, og især fra ledelse til medarbejder. Vi oplever, at flere medarbejdere bruger energien forinden mødet på fundamentale tanker om fremtiden, såsom tryghed i jobbet, motivation i dagligdagen, nye kollegaer, mulighed for uddannelse, løn med mere.
- Kickoff handler om at skabe tryghed og lade medarbejderne forstå og opleve ledelsens tanker. Når den ydre motivation er aktiveret, opstår muligheden for at skabe afgørende indre motivation, som fører til involvering, engagement og forståelse for de afgørende handlingsplaner og KPI’er, siger Thomas.
- Udgangspunktet for alle de møder vi arbejder som sparringspartner og arrangør på, kalder vi DAC faktoren: Drive, Attitude og Confidence. Når disse tre faktorer er til stede hos alle medarbejdere, ses en naturligt større effekt af mødet - især efterfølgende, fortsætter han.
Et kickoff med pondus og effekt
Kickoff kan foregå på mange måder. Vi ser en stor værdi i energiske afbræk og fokuseret refleksion, men dagens højdepunkt skal ikke være en skattejagt eller festen om aftenen. Alle aktiviteter skal give mening og tænkes ind i det overordnende mødebudskab. Ekstern sparring og kvalitetskontrol er mange gange vejen til dette. Bryd den gamle mødeform og fokuser på at skabe indre motivation iblandt alle medarbejdere.
Overvej formålet med jeres kickoff:
- Hvorfor mødes vi?
- Hvad er målet?
- Hvordan faciliterer vi mødet og sikrer motivation og engagement iblandt deltagerne?
Det er udmærket at skabe sammenhold med en afsluttende fest, men fokuser på den tid I har sammen under mødet og oplev, hvordan I sikrer, at det faglige budskab forankres hos den enkelte medarbejder såvel som det samlede team.
Som kickoff til et nyt år har medarbejderne brug for at få tryghed og vished om, hvad året bringer. Skab Drive, Attitude og Confidence med konstant fokus på mødebudskabet. Festen kan være en fin afslutning på dagen, men hvis dagens møde er velforberedt og godt faciliteret, er festen ikke nødvendig netop nu. Overvej, om festen kan skabe lige så stor og måske endnu større værdi, hvis den ligges midtvejs i året? Her vil der for alvor være noget at fejre; medarbejderne har oplevet værdien af den nye strategi, og er kommet godt i gang med mange af de nye processer.
Som sparringspartner og facilitator på møder indlægger vi gerne energiske afbræk, power breaks og aktiviteter, som alle fastlægges ud fra det overordnede mødeformål. På denne måde aktiveres både højre og venstre hjernehalvdel, og vi sikrer involvering og engagement iblandt deltagerne, ROI og ikke mindst sammenhold og motivation til det kommende år.
